Statuser er nyttige verktøy på mange måter. Du kan for eksempel bruke statuser til å organisere dataoppføringene dine ved å bruke dem som tagger, eller du kan bruke statuser til å opprette roller med rettigheter for prosjektmedarbeiderne. Statuskoden (statusnavn + fargekode) vises i den første kolonnen i datasettet og kan brukes til å filtrere og sortere oppføringer.
Eksempler på bruksområder:
- Tagging av oppføringer til et hvilket som helst formål for å filtrere og sortere oppføringene.
- Definere roller med tildelte tillatelser
- For å opprette en status går du til "Prosjektdesign" i hovedmenyen og velger "Statuser".
- Hvis dette er den første statusen som opprettes i prosjektet, klikker du på knappen "Opprett status". Hvis du allerede har definert en eller flere statuser, klikker du på "+ Ny" og velger "Status". Prosjektet kan inneholde opp til 50 ulike statuser.
- Gi den nye statusen et navn (f.eks. "Første besøk", "Oppfølging").
- Du kan velge å inkludere en beskrivelse av hva statusen innebærer.
- Du kan velge å angi en forfallstid ved å definere "Varighet" og enheten i "Tidsenhet". Når forfallstiden er nådd, vises en rød strek i venstre kant av statusfanen i Dataset-vinduet for å varsle om at den planlagte tiden er nådd.
- Du kan også velge å sette statusen som standard. Alle nye oppføringer som opprettes, vil da automatisk få denne statusen hvis den ikke overstyres manuelt av den som oppretter oppføringen. Du kan bare ha én status angitt som standard i et prosjekt.
- Hvis du vil at alle eksisterende oppføringer i prosjektet som ikke har noen definert status ennå, skal oppdateres med standardstatus, merker du av for "Oppdater alle oppføringer uten status".
- Klikk på den fargede firkanten for å åpne fargepanelet, og velg en farge for statusen, som blir statuskoden sammen med statusnavnet.
- Trykk på "Legg til", og statusen er opprettet.
- Som standard er alle tillatelser som er tilordnet en status (vise, legge til og endre til en annen status), slått av for samarbeidspartnerne. Se hvordan du angir statusbaserte tillatelser.
VIKTIG: Hvis du legger inn statuser i et prosjekt som allerede inneholder dataoppføringer, vil disse oppføringene bli merket som "ingen status". Du må gi medarbeiderne dine tillatelse til å se, redigere og sette status på oppføringer med "ingen status".